طبق آمار منتشرشده توسط مجله‌ی تایم، مدیرعامل‌ها به‌طور متوسط ۵۸ ساعت در هفته کار می‌کنند؛ یعنی ۱۰ تا ۱۱ ساعت در ۵ روز کاری هفته به‌علاوه‌ی ۶ ساعت اضافه در ۲ روز تعطیل آخر هفته. این آمار نشان می‌دهد که مدیرعامل‌ها حدود ۱۱ ساعت در هفته بیشتر از سایر کارمندانِ تمام‌وقت کار می‌کنند. زمان بیشتر یعنی پتانسیل کار بیشتر؛ ولی آنها از برخی تکنیک‌های خاص افزایش بهره‌وری هم استفاده می‌کنند.
در ادامه‌ی این مطلب باهم نگاهی داریم به اسرار کارایی بالای ۹ مدیرعامل معروف جهان:
تصمیم‌گیری بهینه
جف بزوس، مدیرعامل شرکت آمازون، کارآفرین بزرگ و مالک واشنگتن پست، هر روز تصمیمات زیادی اتخاذ می‌کند. ازآنجایی‌که تصمیم‌گیری پروسه‌ی زمان بری است، او فرایندی ۴ مرحله‌ای برای مرور سریع‌تر کسب‌وکار خود در نظر گرفته است:
- اول اینکه هرگز از یک متد تصمیم‌گیری برای همه‌ی مسائل استفاده نکنید. بزوس در نامه‌ی خود به سهامداران می‌نویسد: «بسیاری از تصمیم‌ها برگشت‌پذیر هستند، مثل درب‌هایی که از هر دو طرف باز می‌شوند. برای چنین تصمیماتی می‌توان از پروسه‌های سبک‌تر استفاده کرد.»
- دوم، هنگامی‌که ۷۰ درصد از اطلاعات لازم را به دست آوردید، تصمیمتان را بگیرید. بزوس در این رابطه می‌نویسد: «اگر بخواهید منتظر ۹۰ درصد از اطلاعات شوید کارتان خیلی آرام‌تر و کندتر پیش می‌رود.»
- سوم، از عبارت «مخالف باش ولی برنامه را اجرا کن» استفاده کنید. این عبارت زمان زیادی برای شما خواهد خرید. بزوس می‌گوید: «اگر متوجه شدید که با طرفتان به توافق و اجماع نظر نمی‌رسید، به او بگویید: میدانم که موافق نیستی، ولی حاضری در مورد این مسئله با من شرط ببندی؟ یا قبول می‌کنی که باوجود مخالفت، این ایده را اجرا کنی؟ وقتی به چنین نقطه‌ای می‌رسید، طرف مقابلتان در مورد جواب مردد می‌شود و به‌احتمال‌زیاد سریعاً پاسخ مثبت را از او خواهید گرفت.»
- چهارم، ناسازگاری‌ها و ناهمسویی‌ها را تشخیص دهید و بلافاصله برای حل آنها اقدام کنید. بزوس می‌گوید: «گاهی اوقات تیم‌ها اهداف مختلفی دارند و دیدگاه‌های آنها از پایه باهم متفاوت است. به عبارتی آنها همسو نیستند. هیچ گفتگویی و هیچ جلسه‌ی مشترکی نمی‌تواند ناهمسویی‌های عمیق را حل کند. باید خودتان مستقیماً وارد عمل شوید و یک تصمیم نهایی را به همه اعلام کنید. اگر پیش‌فرض را بر این بگذارید که آنها خودشان به توافق می‌رسند، فقط سناریویی خسته‌کننده را در پیش گرفته‌اید.»
ریتم و اصول خود را پیدا کنید
جک دورسی، مدیرعامل توییتر، ۱۶ ساعت در روز کار می‌کند. او در مصاحبه‌ای با تکونومی گفته است که دیسیپلین و نظم و تجربه، نکاتی حیاتی هستند. او برای اینکه جریان کارها را مدیریت کند، برای هر روز برنامه‌ای مشخص در نظر گرفته است. او روند کاریش را این‌طور تعریف می‌کند:
من دوشنبه‌ها در شرکت وقتم را بر مدیریت و اجرای پروسه‌ها متمرکز می‌کنم. سه‌شنبه‌ها فقط به محصولات رسیدگی می‌کنم و چهارشنبه‌ها را به امور بازاریابی، ارتباطات و رشد می‌گذرانم. پنج‌شنبه‌ها با توسعه‌دهندگان و شرکای تجاری کار می‌کنم و جمعه‌ها روی شرکت، فرهنگ و استخدام‌ها متمرکز هستم. شنبه‌ها کاملاً تعطیل هستم، به پیاده‌روی و گردش می‌روم. یکشنبه‌ها روز بازخورد، استراتژی و آماده شدن برای هفته‌ی بعد است.
دورسی تصدیق می‌کند که موانع زیادی ممکن است در برنامه‌ی او اختلال به وجود بیاورند. ولی او سریعاً با آنها مواجه می‌شود و سعی می‌کند روند روز را از دست ندهد. این روال منظم، هماهنگی خوبی هم در سایر بخش‌های شرکت به وجود می‌آورد. دورسی می‌گوید: «ما همیشه کارهایمان را به‌موقع انجام می‌دهیم، همیشه برایمان مشخص است که هفته‌ی پیش کجا بودیم و قرار است این هفته کجا باشیم.»
قبل از همه به سر کار بروید
سالی کراچک، مدیرعامل پلتفرم مالی دیجیتال الوست، معتقد است: «اگر می‌خواهید همه‌ی کارهایتان را انجام‌شده ببینید، کارتان را قبل از اینکه بیشتر مردم از خواب بیدار شوند شروع کنید.» او کارش را از ساعت ۴ صبح شروع می‌کند.
کراچک در لینکدین نوشته است:
باارزش‌ترین و مهمترین عنصری که در کسب‌وکار می‌تواند وجود داشته باشد، زمان است. بازدهی من زمانی بالاتر می‌رود که وقت خود را بین این دو گزینه به تعادل برسانم: زمانی که باید با دیگران سپری کنم و زمانی که به فکر کردن، نوشتن و توسعه‌ی مدل‌های درآمد می‌گذرانم.
او سعی کرده بود برنامه‌ی خود را در روزهای جمعه سبک کند، ولی ایمیل‌های فراوانی که به دستش می‌رسید، تمرکز او را به هم می‌زد. برای همین حالا زمانی که همه خوابند کار می‌کند. او می‌نویسد:
ذهن من روشن و باز است، من خودم را درگیر مشغولیات ذهنی که همه با آنها سروکار دارند، مثل آمادگی برای اولین جلسه‌ی فردا صبح، نمی‌کنم. در ضمن، همین‌که میدانم خانواده‌ام طبقه‌ی پایین درسلامت و امنیت خوابیده‌اند، آرامشی مضاعف پیدا می‌کنم. به‌علاوه این ساعات سپیده‌دم، وقتی است که ایده‌های فوق‌العاده‌ای به فکرم می‌رسد.
زمان را دریابید
گری کلر، بنیان‌گذار شرکت Keller Williams Reality، به‌جای اینکه روز خود را با کارهای غیر ضروری پر کند، ۴ ساعت اول هر روز را به هدف اصلی امسال خود اختصاص می‌دهد.
کلر هرسال برای خود یک هدف انتخاب می‌کند و همه‌ی کارهای دیگر او؛ یا در راستای رسیدن به این هدف هستند یا ضروری محسوب نمی‌شوند. او ۴ ساعت اولیه‌ی روز کاری خود را فقط به امورات مربوط به این هدف می‌گذراند. کلر از این تکنیک برای نوشتن کتاب‌هایش استفاده کرده است و با همین روش توانسته است شرکت خود را به بزرگترین شرکت املاک دنیا تبدیل کند. او معتقد است تا زمانی که نخستین اولویتش تکمیل نشده باشد، همه‌ی کارهای دیگر غیر ضروری هستند.
کلر در یکی از کتاب‌های خود به نام «حقیقت ساده‌ی پشت نتایج خارق‌العاده» نوشته است: «زمان کلید اصلی در کارآفرینیاست، موفقیت به‌طور مداوم در متن زمان ساخته می‌شود.»
درهای مجازی را ببندید
محیط کار باز شاید ره‌آورد دوران مدرن باشد، ولی شکی نیست که احتمال وقوع اختلالات و مزاحمت‌هایی که باعث کاهش بهره‌وری می‌شوند، بالا می‌برد. مایکل پریور، مدیرعامل سابق پلتفرم مدیریت پروژه ترلو، کارمندانش را تشویق کرد با کنار گذاشتن اسلک و ایمیل، درب‌های باز مجازی محیط کار را ببندند.
اختلالاتی شبیه این، نه‌تنها زمان را از پروژه‌های مهم می‌دزدند بلکه برای دوباره متمرکز شدن بر پروژه‌ی اصلی باید دوباره زمان بیشتری صرف کرد. هر بار که زمینه‌ی کار عوض می‌شود، مجبورید هزینه‌ی زیادی بابت آن بپردازید. مایکل پریور در مصاحبه‌ای با مجله‌ی تایم گفته است:
ما اساساً زمان محدودی در اختیار داریم. هنر شما این است که این منبع محدود را به همه‌ی امور ضروری تخصیص دهید، که سخت‌ترین بخش آنها بهره‌وری است.
کار را از زندگی شخصیتان جدا کنید
سوزان ووجسکی، مدیرعامل یوتیوب، حضور در خانه و صرف شام با فرزندانش را یک اولویت می‌داند. ترک محیط کار در یک ساعت مناسب و فکرشده، به او کمک می‌کند کارهایش را بهتر ساماندهی کند و سریع‌تر پیش ببرد. به‌این‌ترتیب وقتی به خانه می‌رسد، توجهش فقط به خانواده‌اش معطوف است. ووجسکی در مصاحبه‌ای با وال‌استریت ژورنال گفت:
ما قانونی در خانه داریم که طبق آن، سعی می‌کنیم از ساعت ۶ بعدازظهر تا ۹ صبح، ایمیل‌ها را چک نکنیم؛ چراکه وقتی به سراغ گوشی خود می‌روید دیگر جدا شدن از آن کار آسانی نیست.
این جدایی از دنیای مجازی نه‌تنها به سوزان کمک می‌کند با خانواده‌اش اوقات خوبی را بگذراند، بلکه او را خلاق‌تر و کاراتر کرده است. او می‌گوید:
موفقیت را بر اساس تعداد ساعاتی که شما کار می‌کنید حساب نمی‌کنند. اگر شما ۲۴ ساعت هر ۷ روز هفته مشغول کار باشید، هیچ ایده‌ی جالبی به سراغتان نمی‌آید!
سعی کنید اینباکس خود را صفر کنید
ایمیل‌ها می‌توانند حجم زیادی از زمان شما را به هدر بدهند. ولی الیوت وایسبلوت، مدیرعامل شرکت خدمات مالی HighTower، استراتژی خودش را برای اینباکسش دارد: او هر شب اینباکس خود را صفر می‌کند. وایسبلوت در یکی از پست‌های خود در لینکدین می‌نویسد:
ایمیل‌ها مثل مهمان ناخوانده هستند. هرکسی در هر ساعتی می‌تواند پیام خود را ، چه دعوت‌نامه باشد و چه تقاضانامه، به اینباکس شما بفرستد. اینکه کل جهان توانایی این را داشته باشند که قطعه‌ای از توجه شما را طلب کنند، منصفانه نیست. بلکه یک روش برای مزاحمت دائمی است.
او برای کنترل امور و صفر کردن اینباکس، از سه قانون استفاده می‌کند:
- عضویت در خبرنامه‌ها را لغو کنید. شاید این کار زمان بیشتری از پاک کردن ایمیل‌ها لازم داشته باشد، ولی در عوض بعداً ساعت‌های زیادی را به شما برمی‌گرداند.
- با بی‌رحمی پاک کنید. وقتی در مورد حذف یک ایمیل شک دارید، آن را هم پاک کنید. اگر کسی با شما کاری ضروری داشته باشد، به دنبالتان خواهد آمد. فقط به ایمیل‌هایی که می‌دانید از همه مهم‌ترند پاسخ بدهید و بقیه را به زباله‌دان بفرستید.
- خودتان را برای بایگانی ایمیل‌ها به زحمت نیندازید. یک ابزار جستجوی خوب می‌تواند پوشه‌های شما را اسکن کند و هر آنچه را که شما فوراً نیاز دارید برایتان پیدا کند.
اگر تنها همین سه کار را انجام دهید، اینباکس شما بسیار سبک‌تر خواهد شد. پیام‌ها لیست وظایف روزانه‌ی شما را طولانی‌تر می‌کنند، وظایفی که به توجه و تمرکز شما نیاز دارند. تا جایی که ممکن است این لیست را کوتاه نگه‌دارید، مثلاً بین ۲ تا ۵ آیتم برای هر روز. با تکمیل این لیست، شما اینباکس خود را به بهترین شکل خالی کرده‌اید.
کارهای آسان‌تر را زودتر انجام دهید
گرچه شما با متد «قورباغه‌ات را قورت بده» و شروع روز کاری با سخت‌ترین وظایف، مابقی روزتان را آسوده خواهید بود، ولی مارک زاکربرگ مدیرعامل فیس‌بوک، دقیقاً رویکردی عکس این دارد. او در کتاب « ۱۰ درس رهبری از زاکربرگ» به قلم مایکل ایسانی، گفته است:
من فکر می‌کنم یکی از قانون‌های ساده‌ی کسب‌وکار این است که اگر شما کارهای ساده‌تر را زودتر انجام دهید، می‌بینید که پیشرفت زیادی کرده‌اید.
چک کردن و انجام کارهای ساده ، مثل «اثر گلوله‌ی برفی» است که به شما کمک می‌کند حرکتی آنی داشته باشید. این حرکت روبه‌جلو، به شما استقامت و انرژی بیشتری برای قدم‌های بزرگ‌تر و انجام کارهای دشوارتر می‌دهد.
گوشی خود را در حالت سکوت قرار دهید
ایوان مازور، مدیرعامل و بنیان‌گذار پلتفرم بازاریابی Ometria، باور دارد بهترین ترفند این است که کنترل تخصیص زمانتان را به موارد مختلف در دست داشته باشید. او در Quora می‌نویسد:
تماس‌ها، پیام‌های متنی، اعلان‌های تلفن همراه، همه این کنترل را از شما می‌گیرند. وقتی کسی به شما زنگ می‌زند و شما پاسخ می‌دهید، یعنی درزمانی که او راحت‌تر است با او صحبت می‌کنید، نه زمانی که برای شما مناسب‌تر است.
وقتی تلفنتان در حالت سکوت است، شما در کنترل خودتان هستید. شما می‌توانید تماس‌ها، پیام‌ها و ایمیل‌های خود را در زمان خاصی چک کنید، یعنی همان زمانی که خودتان انتخاب می‌کنید توجهتان را به این امور معطوف کنید. بقیه‌ی اوقات، می‌توانید به‌طور کامل روی کارتان متمرکز شوید: یک جلسه‌ی مهم، یک سند مهم یا حضور تمام و کمال کنار خانواده، از این دست کارها هستند. تا وقتی‌که در زمان‌های مشخص، مثلاً هرچند ساعت یک‌بار، ارتباطات خود را چک می‌کنید، مطمئن باشید هیچ‌چیز مهمی را از دست نخواهید داد.
